近年、クラウド会計ソフトが個人のビジネスパーソンや中小企業の間で急速に普及し、かつ今なお進化を続けています。

そんなクラウド会計ですが、従来型の会計ソフトと比較してどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。

クラウド会計ソフトの利用を現在検討中の個人、企業の方向けに、クラウド会計のメリット・デメリットをまとめてご紹介します。

そもそもクラウド会計って何？という方は、「クラウド会計とは何か」をご覧ください。

クラウド会計のメリット

クラウド会計のメリット１　効率的：入力作業の手間が省ける

クラウド会計のメリットとして真っ先にあげられるのは、効率性です。

入力作業を始めとした様々な作業が省力化、もしくは不要になります。以下で具体的にみていきます。

他のWebサービスとの連携

まずクラウド会計ソフトが備えている機能として、オンラインバンキングや他のWebサービスとの連携機能があげられます。

オンラインバンキングとの連携により、銀行口座の入出金が自動でクラウド会計ソフトに反映されます。

また、POSレジ等のレジアプリを利用している店舗の方などは、その情報をクラウド会計ソフトに取り込むことができます。

これによって、記帳にかかる手間が削減され、同時に手入力による転記ミスも防ぐことができます。

なおミスを防止することは、チェック作業の省力化にもつながります。会計データの正確性を保とうとすると、どうしてもこのチェック作業にかかる手間が馬鹿にならなくなってきます。

AIによる学習効果

AIの学習機能により、過去に入力した仕訳をもとにした、適切な仕訳の自動推測、自動仕訳の機能を利用することができます。

これにより、上のWebサービスの連携と同様、日々の記帳の手間の削減、ミスの防止に役立てることができます。

パソコンへのインストール不要

クラウド会計ソフトはパソコンへのインストールが不要です。また、アップデートなども不要です。そのためそのような作業は全く必要がなくなります。

仮にパソコンが故障したり、紛失、盗難に遭ったりしてパソコンを買い替えた場合でも、インストール作業や会計データの移行作業は発生しません。

また、クラウド上で利用する会計ソフトは、インターネットを通じて常に最新の状態に保たれています。そのため、特別な作業をしなくとも常に最新のバージョンが利用できます。

デバイスフリーで複数人でも利用可能

クラウド会計ソフトは特定のパソコンにインストールする必要がないことから、どのようなデバイスからでもインターネットを通じてアクセスが可能です。

そのため、社内や会計事務所との会計データの共有も、インターネットを通じて簡単に行うことができます。

わざわざ会計データをエクスポートしたり、会計ソフトがインストールされているパソコンを複数人で使いまわしたり必要はありません。

クラウド会計のメリット２　便利：会計情報が見やすい

インターネット環境があればいつでもどこでも使える

クラウド会計ソフトはインターネットを通じて利用するため、インターネット環境さえあれば、時間や場所を選ばず利用することができます。

そのため、外出先や移動中などでも、インターネットを通じて会計データを参照することができます。

グラフを利用した見やすいレポート機能

クラウド会計ソフトでは、入力された会計データを集計し、円グラフや棒グラフなどを活用して見やすい形式で表示することが可能です。

売上やコスト、利益の推移や、取引先別の内訳などを表示することもできます。

例えば、移動中のちょっとした時間にこのような会計データをチェックすることも可能で、会計情報を活用できる機会が広がっています。

入出金の確認などが可能

クラウド会計ソフトとオンラインバンキングを連携させた場合、銀行口座の入出金の情報をクラウド会計ソフト上で確認することが可能になります。

そのため例えば、取引先からの入金があったかどうか、資金繰りが大丈夫か、現状で本当に儲かっているのか、などのチェックを、インターネット環境さえあればいつでもどこでも行うことが可能になります。

もちろん、チェックをしたついでにそのまま売上入金の記帳を行えば、記帳作業まで一気に済ませてしまうことができます。

Macでも利用可能

クラウド会計ソフトは、WindowsだけでなくMacのパソコンでも利用が可能です。

Macをお使いの方は、わざわざWindowsパソコンを用意する必要はありません。

クラウド会計のメリット３　経済的：導入コストが安い

現在主流のクラウド会計ソフトは、利用する期間に応じた月額課金制のサービスが多く、導入時に多額のコストをかける必要がありません。

また、バージョンアップなどに応じて追加的な費用がかかることもありません。これは、個人事業の開業時などに特に大きいメリットになるでしょう。

クラウド会計のメリット４　簡単：簿記を知らなくても利用できる

クラウド会計ソフトは、簿記の知識がない人でも直感的な入力ができるように工夫されています。

また、入力時の画面に入力作業を助けるガイダンスが表示されたり、またよくある質問と回答をまとめたページが充実しています。そのため利用が簡単で、多くの人がクラウド会計ソフトのメリットを享受できるようになっています。

また、便利な機能の追加やデザインの改善などのスピードも速く、特別な知識がなくとも使いやすいように日々進化しています。

クラウド会計のデメリット

クラウド会計のデメリット１　維持費がかかる

現在主流のクラウド会計ソフトの多くは、買い切りのソフトウェアではなく、利用期間に応じて毎月利用料を支払う月額課金制です。つまり、クラウド会計ソフトを利用している限りは維持費がかかり続けます。

そのため、見方によっては従来型の買い切り型の会計ソフトを購入してインストールし、長く使った方が安い、という考え方もあります。

ただし、買い切り型の会計ソフトを長く使い続けた際に、バージョンアップが必要となった時や不具合が発生した時の対応は手間がかかるものとなります。

またバージョンが古くなった場合に販売元のサポートが受けられなくなり、最悪の場合には、不具合への対応が不可能となって会計情報が保全できなくなる可能性もゼロではありません。

結局、維持費を支払うのにはそれなりの理由があるのですが、多少の手間がかかってもとにかく維持費を下げたい場合には、クラウド会計ソフトの月額課金制はデメリットとなりうるでしょう。

クラウド会計のデメリット２　操作性：従来型との違いに慣れる必要

入力方法やインターフェースの違い

様々なメリットのあるクラウド会計ソフトですが、従来型の会計ソフトとは入力方法やインターフェースが異なる部分があります。

例えば、従来の会計ソフトには、オンラインバンキングの情報をもとに仕訳を入力するという入力方法はありません。

従来の会計ソフトに慣れている場合、クラウド会計ソフトに移行することで一時的に慣れない入力方法をすることになり、入力作業が効率的に行えないと感じることがありえます。

しかしながら、上でも述べたように、クラウド会計ソフトは利用者が直感的に利用できるようインターフェースやデザインが工夫されています。

そのためクラウド会計ソフトの利用は難しいものではなく、一度慣れてしまえばクラウド会計ソフトでの入力が効率的に行えるようになります。

初期設定や操作方法についても、サポートページも充実しており参照しながら作業ができます。

よりきめ細かく、個別のケースに即したサポートが欲しい場合には、クラウド会計を積極的に利用している会計事務所が個別のサポートを提供しています。

インターネット速度の影響

また、従来型の会計ソフトに比べて、インターネットを経由する分動作が遅く、操作性が悪いということがデメリットとしてあげられることがあります。

確かに、インターネット環境によっては接続速度が遅く、クラウド会計ソフトの動作も遅くなることはありえます。

しかしながら、従来型の会計ソフトであっても帳票表示などに時間がかかることも多くあります。

何より、クラウド会計ソフトのインターフェースが利用者の理解がしやすいように作られている為、結局はクラウド会計ソフトを利用した方が、作業が短時間で済むことも多くあります。

そのため、これに関しては従来型との相違を気にしすぎることはないでしょう。

クラウド会計のデメリット３　既存の会計事務所が対応していない場合がある

すでに会計事務所に税務顧問業務などを依頼している企業などの場合、その会計事務所がクラウド会計を積極的に取り扱っているかどうかが、クラウド会計をスムーズに導入できるかどうかの問題となることがあります。

会計事務所によっては、従来の慣れたやり方の方が効率的、などの理由で、クラウド会計を積極的に導入していない場合があります。

そのような場合にはクラウド会計の導入自体が難しかったり、仮に導入しても十分なサービスやサポートが会計事務所から得られないことが考えられます。そのような場合には、クラウド会計に移行する意味が薄く、デメリットとなりえます。

これはクラウド会計自体のデメリットではないですが、中小企業などがクラウド会計の導入を検討する際に考慮する要素となっています。

まとめ

クラウド会計のメリットとデメリットを見てきました。

現在のご自身（自社）の置かれた状況に照らして、メリットがデメリットを上回るかどうか検討してみてください。

デメリットに上手く対応し、メリットを活用することができれば、ご自身のビジネスに大いに役立つでしょう。